Visioconférence :

Des réunions de travail productives

Aujourd'hui, dans un monde du travail en pleine mutation, la vidéo est un outil essentiel pour interconnecter les lieux et les espaces, et rapprocher les individus pour qu'ils accomplissent au mieux leur travail.

La visioconférence est l'outil indispensable pour les entreprises qui disposent de sites distants, La communication devient possible et efficace, fini les réunions mensuelles ou trimestrielles afin de pouvoir échanger avec ses collègues. Les réunions deviennent faciles et rapides.Aujourd'hui, plus que jamais, de nombreuses personnes travaillent à distance, au moins à temps partiel. 74 % des travailleurs américains démissionneraient de leur poste actuel si leur nouvel emploi leur offrait davantage de possibilités de travail à distance.

Les réunions vidéo peuvent faire passer le travail à distance à un niveau supérieur, en vous permettant de rencontrer concrètement les individus avec lesquels vous collaborez. Elles peuvent renforcer l'autonomie de vos collaborateurs et améliorer le fonctionnement de votre entreprise.

Les 5 principaux avantages que les réunions vidéo pourraient vous apporter.

Réduire vos déplacements et temps de trajet, augmenter votre productivité
Avec les réunions vidéo, vous ne serez plus limité au recrutement dans votre zone géographique. Vous aurez accès aux meilleurs candidats, freelances et fournisseurs, ce qui vous permettra de trouver quelqu'un qui convient vraiment à la tâche à accomplir, plutôt que de faire des compromis sur quelqu'un qui se trouve à une certaine distance. Les solutions de réunions vidéo peuvent apporter une valeur ajoutée dès le début du processus en améliorant l'expérience de recrutement avec les candidats potentiels, en permettant des conversations plus naturelles qu’au téléphone et en permettant le partage de contenu dans les deux sens par exemple. Une fois qu'ils sont embauchés, vos travailleurs à distance pourront collaborer facilement et efficacement au sein de l'équipe, où qu'ils se trouvent.
Obtenir de nouvelles perspectives et une main-d'œuvre plus diversifiée
Le travail vidéo ouvre également votre organisation à des employés formidables qui ne peuvent pas travailler pendant les heures de bureau habituelles ou y sont moins efficaces. Cela comprend les personnes ayant des responsabilités familiales ou celles qui cherchent à adopter le travail à domicile. Si votre organisation peut accueillir une main-d'œuvre plus diversifiée, vous bénéficierez de nouveaux points de vue et d'idées nouvelles.
Prendre des décisions commerciales plus rapidement
Votre organisation est peut-être déjà géographiquement dispersée. Vous avez peut-être plusieurs bureaux dans le pays, voire dans le monde entier. Les réunions vidéo peuvent relier les équipes où qu'elles se trouvent et les aider à progresser plus rapidement. Les déplacements prennent du temps, mais la connexion à une réunion vidéo peut se faire en quelques secondes. Le partage de contenu signifie que vous pouvez obtenir instantanément une réponse à votre question de la part de n'importe quel collaborateur et mettre rapidement cette information en pratique.
Faites évoluer vos budgets
Les prix des billets d’avion et des accommodations font partie des économies évidentes liées au travail à distance. Mais les réunions vidéo peuvent également vous aider à optimiser votre budget immobilier. Comme moins de travailleurs se rendent régulièrement au bureau, vous pouvez remplacer les bureaux permanents par un plus petit nombre de bureaux à partager, ce qui réduit l'espace dont vous avez besoin. Et comme de plus en plus de gens voient les avantages de la collaboration par vidéo, les grandes salles de conférence sont de plus en plus occupées par des groupes plus petits. Grâce à une solution vidéo rentable pour les espaces plus petits, de nombreuses organisations choisissent de réaménager leurs espaces de réunion de manière plus rentable, par exemple en divisant une salle de conférence en plusieurs petits espaces de rassemblement vidéo.
Réduire votre empreinte carbone
Les économies réalisées grâce à la vidéoconférence peuvent profiter non seulement à vos finances, mais aussi à votre empreinte écologique - et c'est un objectif important pour de nombreuses entreprises aujourd'hui. Examinons les exemples du point quatre. Les billets d'avion sont coûteux, mais ils ont également un impact important sur les émissions : un vol en classe économique de Londres à New York émet plus d'une demi-tonne de CO2 par passager. En réduisant les déplacements, vous réduisez les émissions pour votre organisation ainsi que les coûts. Le partage de bureau réduit vos dépenses immobilières, mais un bureau permanent plus petit permet également d'économiser de l'énergie : il y a moins d'espace à éclairer et à chauffer, et moins d'infrastructures à entretenir. Une plus grande responsabilité environnementale peut même entraîner une augmentation des revenus et du succès de votre organisation. Les références environnementales ont une influence croissante sur le processus décisionnel des clients, mais aussi des employés potentiels.
enmpreinte carbone visioconférence

Sommaire : Réunion de travail productive

Pourquoi une Vidéoconférence ou Visioconférence ?

La visioconférence ou vidéoconference est un moyen de communication de plus en plus utilisé par les entreprises aujourd’hui. De par son aspect pratique, la vidéoconference intéresse les entreprises souhaitant communiquer à distance avec d’autres entreprises ou personnes en évitant de se déplacer.

La visioconférence permet donc d’organiser des réunions de travail, des conférences, formations ou autres réunions à distance tout en donnant l’impression d’être tous présents dans la même salle.

Une seule séance de vidéoconférence évite de multiples appels téléphoniques, emails, envois de courriers ou pire encore des déplacements. La visioconférence est d’autant plus importante dans la mesure où elle permet non seulement de communiquer en interne mais également avec les clients, fournisseurs ou partenaires peu importe leur situation géographique réelle lors du déroulement de la réunion en visioconférence 

A noter aussi qu’il existe différentes manières d’utiliser la visioconférence (vidéoconférence). En effet, les systèmes de visioconférence s’adaptent en fonction des besoins des utilisateurs en visioconférence, du poste individuel aux plus grandes salles de réunion, voire auditoriums.

Communications améliorées

Prises de décisions facilitées

Productivité accrue

Coûts réduits

Perte de temps supprimée

Démarche éco-responsable

Comment organiser une visioconférence ?

Logiciels et applications de visioconférence

Google Hangouts

Visioconférence gratuite

Tout utilisateur Google dispose d’un identifiant permettant de participer à un Google Hangouts. Hangouts permet à des utilisateurs gratuit de se réunir à 10 personnes dans la même salle de visioconférence.

L’avantage de Hangouts est qu’il s’intègre dans plusieurs applications (Google Agenda, Google+, Gmail, l’application Hangouts sur smartphone).

Ici la difficulté sera de connaître l’identifiant de votre interlocuteur.

hangouts
gruveo

Gruveo

Visioconférence gratuite

Cet application a l’avantage d’être francophone. Gruvéo est sécurisé, sans identifiant ni installation de logiciel. En arrivant sur la page d’accueil, vous saisissez le nom de la salle que vous souhaitez créer.

Choisissez si vous désirer une salle de visioconférence ou une salle téléphonique. Cette application est limitée à 2 utilisateurs à la fois.

Gruveo est gratuit. Vous pouvez l’intégrer à votre site internet. La technologie se base sur les navigateurs Google Chrome, Opera et Mozilla Firefox à jour. Il existe une application iOs.

Rainbow, la solution de communication unifiée d'Alcatel Lucent.

Visioconférence professionnelle

Alcatel Rainbow est une application de Communications Unifiées et de Collaboration (UCaaS) permettant aux entreprises équipées d’un système de téléphonie Alcatel-Lucent Enterprise, soit environ 50% des installations en France, de bénéficier de nouveaux usages et d’anticiper la fin du réseau de téléphonie historique (RTC).

Rainbow permet aux entreprises de bénéficier d’un service Cloud couvrant notamment la gestion des contacts, la présence, la messagerie instantanée, les appels audio/vidéo, le partage d’écran et le partage de fichiers. Pour les entreprises, Rainbow apporte de nombreux avantages dont :

rainbow Alcatel lucent

Enrichissement des moyens de communication

Téléphonie, messagerie instantanée, vidéo, gestion de la disponibilité, etc.

Amélioration de la collaboration

Partage de documents, création de groupes, conférences audio et vidéo, etc.

Adaptation aux organisations

Accès au bureau, en déplacement via Smartphone et Tablette, gestion simplifiée des multi-sites, etc.

Skype for business / Microsoft Teams

Visioconférence professionnelle

Microsoft Teams est une plateforme collaborative personnalisable qui intègre la visioconférence, le stockage et le transfert de fichiers avec SharePoint, ainsi qu'un bloc de prise de note avec OneNote. La messagerie instantanée permet d'échanger en équipe ou par groupe de travail tout en conservant une trace de tous les échanges. Son intégration avec Microsoft Outlook permet de planifier les réunions en équipe et de partager emails et contacts.

L'authentification multi-facteur combiné au chiffrement des données assure la connexion des équipes et de travailler à distance dans un espace sécurisé.

teams
skype
logo starleaf

Starleaf

Visioconférence professionnelle

La StarLeaf App est disponible pour Windows, Mac, Android et iOS. Avec une connexion simplifiée et des messages instantanée, vous avez tous vos contacts et tout l’historique de vos conversations à portée de main, où que vous soyez, et quel que soit votre équipement.

  • StarLeaf est la solution parfaite pour les travailleurs à distance car elle leur fournit une gamme complète d’outils de collaboration, peu importe où ils se trouvent.
  • Vos messages sont enregistréss avec La StarLeaf App, cela signifie que vous pouvez accéder à toutes vos conversations et à tous vos historiques de discussion n’importe quand, depuis tous vos appareils.
  • Accélérez vos prises de décision et travaillez plus efficacement en étant capable de voir qui est en ligne à tout moment via les indicateurs de disponibilité.
  • Escaladez n’importe quel chat individuel ou de groupe vers un appel ou une conférence vidéo en une pression de touche.
  • Rejoignez intuitivement vos réunions depuis l’application grâce au bouton vert “Rejoindre maintenant”, disponible quelques minutes avant le début de votre conférence.

Comment choisir une visioconférence adaptée?

La taille de la salle et le nombre de participants : critères principaux

Système pour petites salles de réunion

Système pour petites salles de réunion

De nos jours, la conception du lieu de travail a grandement évolué. Ces évolutions sont en train de modifier les organisations des entreprises sur toute la planète. Beaucoup d’entre elles tendent vers des organisations plus souples et agiles. La transformation digitale de ces entreprises au sein même de leurs lieux de travail doivent leur permettre de répondre aux besoin collaboratifs de leurs employés.

On parle alors de digital workspace.

Les huddle rooms sont l’un des résultats visibles de ces digital workspace. Elles sont conçues pour permettre à de petits groupes de salariés d’organiser et de collaborer dans des petits espaces grâce à des solutions technologiques équipant ce lieu de travail.

 

Huddle room : petite salle de réunion

 

huddle room

Adaptées au besoin d’agilité recherché par les entreprises, les huddle rooms permettent d’échanger avec des collègues, des clients, des fournisseurs, des partenaires en local mais aussi à l’autre bout du monde. Ces salles permettent plus de flexibilité, pas besoin de réserver de grandes salles de réunions équipées de solutions jugées coûteuses et complexes pour lancer un appel vidéo. 

Lorsqu’elle est bien équipée, une « huddle room » contribue à rapprocher les collaborateurs à distance tout en aidant l’entreprise à maximiser l’utilisation de ses locaux disponibles.

Comment reconnaître une huddle room ?

17

Jusqu'à 17m2

8

Jusqu'à 8 sièges

Comment équiper une huddle room ?

Ecran de 22 à 65 '

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Caméra vidéo

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Speakerphone

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Tableau blanc interactif

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Système de salle de réunion

Système de Salle de réunion intermédiaire

Souvenez-vous qu’une salle de réunion reste avant tout un espace de travail collectif, isolé du brouhaha des bureaux et du rythme de travail de l’open space. Son aménagement doit stimuler efficacement les échanges, le brainstorming, les prises de décision importantes : la configuration générale d’une salle de réunion, sa taille et sa capacité, les éléments de décoration, l’ambiance générale…

Bref, tout doit permettre à vos collaborateurs d’échanger, dans un environnement serein, confortable et adéquate.

salle de réunion intermédiaire

Comment reconnaître une salle de réunion ?

40

Jusqu'à 40m2

15

Jusqu'à 15 sièges

Comment équiper une salle de réunion ?

1 ou 2 Ecrans de 30 à 65 '

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1 ou 2 Caméras vidéo

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Speakerphones

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Tableau blanc interactif

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Système pour petites salles de réunion

Système pour grandes salles de réunion

Votre système d'audioconférence / téléconférence doit être adapté à la salle de réunion et/ou au nombre de participants à la réunion. Pour des conférences au-delà de 10 personnes, choisissez un modèle équipé de micros supplémentaires permettant d'étendre la zone de captation de voix et proposant une qualité de son supérieure. Équipés d’un son Haute Définition et de micros très performants, vous pouvez installer sans problème ces terminaux dans une grande pièce. Avec des micros additionnels et le subwoofer, vous organisez des grandes réunions ou des formations avec un son professionnel et fluide pour tous les participants !

grandes salles de réunion

Comment reconnaître une grande salle de réunion ?

80

Jusqu'à 80m2

28

Jusqu'à 28 sièges

Comment équiper une grande salle de réunion ?

2 ou 3 Ecrans de 45' à 65 '

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2 Caméra vidéo

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Speakerphones

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Tableau blanc interactif

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Besoin d'une salle pour vos réunions de travail?

Besoin de visioconférence de qualité lors de vos déplacements?

La mobilité, une nouvelle habitude de travail qui fait son chemin. Mais pour pouvoir travailler partout, il faut déjà trouver un bureau ! Et en parallèle, de nombreuses entreprises, centres d'affaires ou hôtels disposent d'espaces vides, prêts à accueillir les travailleurs en quête d'une table, d'un fauteuil et d'une connexion Internet.

Pour mettre en relation tout ce petit monde, il existe des plate-formes spécialisées à l'image de Choose And Work. Le site permet de réserver en quelques clics des salles de réunion et des bureaux individuels mis à disposition par d'autres sociétés dans toute la France.

salle de réunion choose and work

Système et matériel de visioconférence

visioconférence starleaf

Starleaf

Système pour petite salle de réunion
Système pour salle de réunion intermédiaire
Système pour grande salle de réunion

Jabra - Panacast

Jabra - Panacast

Système pour petite salle de réunion

visioconférence POLY

Poly / Polycom

Système pour petite salle de réunion
Système pour salle de réunion intermédiaire
Système pour grande salle de réunion

La Visioconférence avec Starleaf

Système pour petite salle de réunion

StarLeaf - Huddle room

StarLeaf - Huddle room

StarLeaf Huddle est une solution de visioconférence tout-en-un conçue pour transformer même vos salles les plus exiguës en espaces de collaboration. Elle vous fait profiter de l’expérience StarLeaf pour organiser des réunions de manière intuitive, et elle est facile et rapide à installer.

salle de réunion visioconférence
salle de réunion visioconférence

Système de salle de réunion

Appelez n’importe qui, n’importe où

Starleaf - GT mini 3330

Starleaf - GT mini 3330

Transformez votre salle de réunion en un espace de visioconférence professionnel avec le GT Mini 3330. Ses fonctionnalités puissantes lui permettent de réunir équipes, clients et partenaires du monde entier pour collaborer aussi simplement que s’ils étaient dans la même pièce.

Système de salle de conférence

Des réunions riches, immersives et engageantes

Starleaf - Group Télépresence 3351

Starleaf - Group Télépresence 3351

Le Group Télépresence 3351 est spécifiquement conçu pour faciliter les réunions riches et immersives dans les larges salles de conférence et les auditoriums. Développé pour des intégrations audiovisuelles professionnelles lourdes, il supporte jusqu’à deux écrans, deux micros et trois caméras pour permettre à tous les participants de suivre des réunions vidéo vivantes et engageantes.

salle de réunion visioconférence
starleaf visioconférence

Quels sont les atouts du partenaire STARLEAF ?
Pouvez-vous nous en dire plus sur l’installation de la solution ?
Quels sont les bénéfices pour le client ?

jocelyn Marteau

Jocelyn Marteau
Dirigeant COMUTEX

La visioconférence avec Jabra

jabra Panacast

La solution idéale pour les petites salles de réunion

Le Jabra PanaCast est un appareil plug-and-play conçu pour améliorer les réunions organisées dans les petites salles. Ses 3 caméras 13 mégapixels et son assemblage d’images en temps réel vous offrent une vision à 180° optimale. Vous bénéficiez d’une perspective d’ensemble plus naturelle, sans angle mort.

Jabra - Panacast

Jabra - Panacast

Conçue pour être la toute première solution vidéo plug-and-play panoramique 4K à 180°

Facile d'utilisation

  • Aucun logiciel nécessaire pour fonctionner



Discrétion assurée

S'adapte sur tous les supports grâce à son design fin

Qualité professionnelle

Des réunions  immersives avec qualité audio améliorée 

La visioconférence avec Poly / Polycom

Système pour petite salle de réunion

Allie qualité professionnelle et simplicité pour les petites salles et les petits espaces de travail

  • La meilleure qualité audio et voix absolue clarté dans sa classe
  • Une expérience vidéo dynamique
  • Aucune source de distraction
  • Les sons distrayants sont éliminés 

Système pour salle de réunion intermediaire

Prise de son puissante et incroyable la technologie de blocage du bruit permet à chaque mot à entendre sans distraction

  • Un processus d'installation simple et design tout-en-un
  • Les voix sont nettes et claires
  • Besoin d'aucun ordinateur pour l'utiliser



Système pour grande salle de réunion

Rendez-le facile pour tout le monde pour partager du contenu sans fil, sans application spéciale

  • La technologie de blocage du bruit permet à chaque mot à entendre sans distractions
  • Un processus d'installation simple et une conception tout-en-un
  • Prise de son puissante et incroyable 

Système pour moyenne et grande salle de réunion

Un partage simple. Une collaboration sans limite.


  • Qualité audio et clarté vocale exceptionnelles
  • Partage de contenu sans fil depuis n'importe quel périphérique
  • Annotation de contenu et tableau blanc numérique

une visioconférence pour quels utilisateurs?

visioconférence Cadre dirigeant

Cadre dirigeant

Facilite votre agenda

Généralement, les visioconférences sont plus faciles à mettre en place que les réunions en physique. Le facteur géographique n’entre en effet pas en compte dans ce cas-là. Or, c’est souvent un élément qui pose problème quand des réunions doivent être organisées pour présenter visuellement un projet ou expliquer des analyses.

visioconférence travailleur sédentaire

Travailleur sédentaire

Plus de soucis de commnuication entre vos différents sites

Il permet de parler en temps réel avec des collaborateurs éloignés dans une autre ville, région ou même pays tout en leur présentant des documents. La qualité des visioconférences n’altère en rien les sessions de travail effectuées par l’intermédiaire de cet outil puisqu’il offre généralement une bonne qualité audio et vidéo.

visioconférence coworking

Travailleur en espace de coworking

Restez impliqué et informé, où que vous soyez

Que ce soit avec les messages individuels ou en groupe, et la capacité d’escalader vos sessions chat en appel ou conférence vidéo, la visioconférence rend le travail aussi productif qu’au bureau. Les utilisateurs restent impliqués et inclus dans toutes les discussions.

visioconférence télétravail home office

Télétravail / home office

Un travail à domicile aussi productif qu’au bureau

L’une des plus grandes tendances professionnelles de ce 21ème siècle est le travail en déplacement et à domicile. Pour les organisations offrant une flexibilité de travail, il est important que les employés aient les outils adaptés pour les assister dans leurs communications, et leur permettre de rejoindre des réunions comme s’ils étaient sur place.

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