Réussir sa visioconférence en 10 étapes

12/09/2022
Visioconférence
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Les 10 commandements pour réussir sa visioconférence

Organiser une visioconférence est tout un art !

Il y a les McGyver qui pensent que seul un écran, un câble HDMI et un trombone suffisent pour animer une réunion et qui finissent par souffler dans les haut-parleurs pour améliorer la qualité du son… Il y a également ceux qui transforment leur cuisine en plateau de cinéma et ont besoin d’une équipe d’ingénieurs pour démarrer un entretien… Et il y a ceux qui sont les rois de la visioconférence, qui appuient sur un bouton et tout fonctionne du premier coup.

Si toi aussi tu veux être de ceux qui sont détendus pendant une réunion à distance, voici les 10 commandements que tu dois suivre.

Les éléments indispensables à la visioconférence

1. Tes besoins, tu identifieras

C’est peut-être une évidence, mais c’est pourtant l’étape la plus importante pour mettre en place des réunions performantes. Tu dois prendre le temps de te poser les bonnes questions. Pourquoi ai-je besoin d’organiser des visioconférences ? Combien de collaborateurs vont assister aux réunions en présentiel et à distance ? À quelle fréquence vont s’organiser les visioconférences ? Qu’ai-je besoin de faire pendant les réunions ? Partager des écrans, des fichiers ? Enregistrer les vidéos, le son ?

Toutes ces interrogations, et bien d’autres, doivent être mûrement réfléchies. Mets-toi en situation, parles-en à tes collaborateurs et même à des partenaires qui ont éventuellement mis en place des solutions.

Penses aussi à envisager des solutions simples. Ce sont tes équipes et toi qui allez utiliser le matériel au quotidien. S’il faut une demi-heure pour démarrer chaque réunion, c’est le désastre assuré !

Alors ne te précipite pas vers les derniers gadgets à la mode. Ceux que les autres affichent fièrement juste le temps de partager une photo sur Linkedin et qui finissent au placard.

2. Vers les autres, tu t’ouvriras

Imagine que tu aies la meilleure salle de réunion au monde, mais que la porte est verrouillée et qu’aucun de tes collaborateurs n’ait la clé pour t’y rejoindre.

C’est ce que vivent les oubliés des visioconférences. Ceux qui travaillent encore sur Windows 98, qui sont encore chez AOL avec un modem 56K ou pire, qui utilisent Internet Explorer ! Il y aussi ceux qui ont des logiciels développés en Corée du Nord et qui sont compatibles avec… rien !

La frustration augmente lorsque les collaborateurs sentent qu'ils ne peuvent pas faire remonter le problème au patron. Et oui, tout le monde n’a pas la chance de disposer des meilleurs équipements pour organiser des visioconférences.

Heureusement pour eux, tu es là pour prendre les choses en main. Tu sais que tu dois choisir des logiciels qui rassembleront tout le monde à la même table. Véritable messie de la visioconférence, tu as la sagesse d’opter pour un équipement qui permet à tous de se connecter et de participer aux réunions, quelles que soient leurs contraintes.

3. Un son clair, tu entendras

S’il y a bien quelque chose de particulièrement désagréable pendant une visioconférence, c’est d’écouter parler un pilote de ligne. Tu as beau te concentrer, le faire répéter une quinzaine de fois, le son est tellement mauvais que tu ne comprends rien. Alors tu te rapproches des hauts parleurs, encore, encore et… Ha ! Un effet Larsen !

Ce son strident qui perce les tympans de toute l’assemblée, parce que tu avais évidemment monté le son au maximum !

"Pour éviter le dialogue de sourds et le crash de la réunion, tu t’assureras que le son soit parfaitement clair."

Pour éviter le dialogue de sourds et le crash de la réunion, tu t’assureras que le son soit parfaitement clair. La gestion de l’audio est un véritable métier alors adresse toi à un professionnel, car il ne suffit pas de mettre une enceinte de rock star et des boîtes d’œufs sur les murs. Un spécialiste viendra étudier l’acoustique et l’isolation phonique de la pièce et te proposeras du matériel adapté pour des visioconférences des plus agréables, pour les oreilles de tout le monde.

4. Ta plus belle voix, tu diffuseras !

- « Tout à fait, je rebondis sur… »

- « Oui, il faut… »

- « Non, je ne pense pas que… »

- « Je voudrais dire quelque… »

- « S’il vous plait, j’aimerais interv… » « ALLÔ, EST-CE QUE QUELQU’UN M’ENTENDS ?! »

Personne ne t’entend ou ne comprend ce que tu dis et tu passes pour le boulet de la réunion. Pour éviter que tes interlocuteurs pensent que tu leur parles avec un talkie walkie, il faut que tu soignes la captation de ta voix.

Alors on ne va pas faire d’exercices de respiration et chanter des onoma topées pour s’échauffer la voix, bien que cela puisse aussi servir à certains.

On va plutôt se concentrer sur le matériel et te conseiller un microphone adapté pour diffuser une voix parfaitement audible.

Tu n’auras donc plus besoin de couper les micros des autres pour te faire entendre, tous les participants écouteront passionnément ta belle intonation d’animateur radio.

5. Toujours la vue, tu contempleras

Tu as commandé une affiche 4 x 3 m et tu dois valider la version finale avec l’agence lors de la visioconférence. Le problème, c’est qu’elle doit partir à l’impression dans une heure et tu n’as que ton PC 10 pouces pour la visualiser !

Pour éviter la tendinite de l’index, à force de martyriser la molette de ta souris, il te faut un écran adapté. Certes, installer une télévision de 4 x 3 m est un peu exagéré et risque d’être particulièrement douloureux pour tes cervicales, mais tu peux opter pour d’une taille optimale qui te permette de visualiser facilement tes interlocuteurs et des documents. La luminosité de l’écran est également très importante pour le confort des yeux et donc l’efficacité des réunions.

À ce titre, l’éclairage de la pièce doit être accordé avec celui de l’écran. Cela augmentera la lisibilité et réduira la fatigue visuelle. Une lumière agréable, que tu peux régler en fonction de l’utilisation et de la luminosité du jour te permettra de travailler dans de bonnes conditions et de réveiller, si besoin, les collaborateurs adeptes de la sieste en réunion.

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6. Ton meilleur profil, tu afficheras

" Les images de mauvaise qualité sont un véritable poison pour les visioconférences. "

Les visages qui se figent sur une expression qui met rarement en valeur la personne concernée, les documents illisibles, les pixels qui revendiquent leur indépendance… La vidéo est la base de la visioconférence et paradoxalement, on y verrait parfois mieux en fermant les yeux ! Les images de mauvaise qualité sont un véritable poison pour les visioconférences et peuvent ruiner tout le travail de présentation effectué.

Tu choisiras donc des webcams adaptées, capables d’enregistrer des vidéos de bonne qualité, sans pour autant faire fondre les processeurs et monopoliser la connexion Internet de toute la boîte. Inutile donc de faire des visioconférences en 4K, surtout si vous ne souhaitez pas que vos participants mangent du popcorn lors de vos interventions.

7. Le partage, tu faciliteras

" La mise en commun des documents et le partage des écrans sont au coeur de la visioconférence. "

Existe-t-il quelque chose de plus beau que deux collaborateurs qui travaillent ensemble sur un même fichier ?

La mise en commun des documents et le partage des écrans sont au cœur de la visioconférence. En un clin d’œil, sur ton ordinateur ou ton téléphone, tu peux ouvrir un fichier et permettre à tous de travailler dessus.

Avec l’équipement approprié tu peux même t’affranchir des câbles et simplifier encore davantage les réunions. Adieu les allers-retours interminables, tu vas pouvoir faciliter les échanges et te libérer de la peur de la deadline.

Une salle de visioconférence optimale

8. L’occupation de la salle, tu optimiseras

Tu as une réunion importante que tu prépares depuis des semaines. Tout ton diaporama a été revu, tu as répété tes arguments et prévu des réponses pour toutes les questions. Toutes les conditions sont réunies pour que tu réussisses ton rendez-vous et là… la salle est déjà prise ! Tu as 5 minutes pour improviser une visioconférence dans le seul espace encore disponible… la cuisine !

Il n’y a rien de plus frustrant que d’avoir une salle dédiée aux réunions à distance et de ne pas pouvoir en disposer. Tu devras donc aussi prévoir la procédure et les outils nécessaires à sa réservation. Il vaut mieux éviter le planning papier si tu ne veux pas avoir des squatteurs qui réservent la salle de réunion comme leurs vacances, à la semaine.

Un logiciel de gestion te permettra d’indiquer facilement toutes les disponibilités de la salle, de la réserver et d’inviter les participants.

9. Ta salle opérationnelle, tu garderas

Rien de mieux qu’une salle flambant neuf ! Tout fonctionne à merveille, on y sent encore le doux parfum de la nouveauté et ça en jette auprès des collaborateurs, des clients et des partenaires.

Seulement voilà, après quelques mois, elle perd de sa superbe et même avec du matériel de qualité, il faut toujours assurer un minimum d’entretien. Sinon c’est prendre le risque d’une panne en plein milieu de LA réunion de l’année avec LE prospect !

Tu t’assureras donc de choisir LE partenaire idéal pour équiper ta salle de visioconférence. Celui qui te propose le meilleur service client, celui qui ne te fait pas attendre des heures au téléphone pour parler à un robot.

Tu sélectionneras le fournisseur qui te garantit l’entretien complet et le remplacement de ton matériel en cas de problème. Un professionnel qui est déjà dans tes locaux avant même que tu aies raccroché !

L'installation de vos salles de visioconférences

Des solutions Plug-and-Play, tu installeras

Un besoin pressant, une demande urgente ? Optez pour des solutions plug-and-play qui signifie "connecter et jouer". En effet, la visioconférence ne nécessite pas forcément un système installé à demeure, certaines solutions proposent des systèmes Plug-and-Play. Cette technique est pratique et intègre de reconnaître rapidement et automatiquement les périphériques compatibles.

Pour vos déploiement, votre barre est prête pour une visioconférence en branchant simplement l'adaptateur.

À un pro, tu délègueras

Ça commence à faire beaucoup à gérer pour organiser des visioconférences parfaites… Si tu dois consulter des guides d’achat pour chaque matériel, faire une formation d’ingénieur du son, de caméraman et de développeur informatique, ça risque de prendre du temps. D’autant plus que ces technologies évoluent à une vitesse impressionnante !

La meilleure décision à prendre, c’est de faire appel à un pro de la visioconférence. Ainsi, tu te concentres sur les présentations et la déco !

Tu auras une belle salle rapidement opérationnelle et tu éviteras toutes les erreurs possibles, les allers-retours en magasin parce qu’il te manque un câble, les nuits blanches à te demander pourquoi il n’y a pas de son quand tu branches la caméra…

Le process d'accompagnement dès la réception de vos produits

Par téléphone

En ligne

Par formulaire

Lors de la réception de votre facture, vous appelez sur le n° d’appel gratuit indiqué sur votre facture ou remplir le formulaire ci dessous, ou prendre rendez vous en ligne avec le service aide à l'installation afin de fixer une date de RDV.

05 49 67 30 75

Nous sommes là pour vous aider :

Lors de ce RDV téléphonique ou visioconéfrence* (si nécessaire) un technicien spécialisé vous appellera pour vous guider pas à pas dans l’installation, le paramétrage et la prise en main de votre produit.

Vous êtes accompagné jusqu'à l'installation effective de votre matériel et cette prestation est garantie pendant 15 jours; ainsi, si des questions complémentaires surviennent dans ce délai, vous pouvez recontacter à titre gracieux notre hotline.

Conditions et éléments pré-requis

Les accès à votre système de téléphonie pour le service d'aide à l'installation à distance des téléphones de bureau, DECT, systèmes d'audioconférence et visioconférence nécessitent les éléments suivants qui vous seront demandé par email

identifiant
mot de passe

Pré-requis

Nous avons la possibilité de mettre en place ce service d'installation à distance pour :

les IPBX suivants : Alcatel OXO, Alcatel OXE, Mitel 400, Yeastar et Grandstream.
Les centrex suivants : Centile et 3CX.

*Cette prestation est utilisable en une seule fois dans un délai d'un mois à réception de votre matériel.

Minutes*

*Au-delà de ce temps, une facturation supplémentaire sera déclenchée à raison de 39.90€ par ¼ Heure supplémentaire.

L'expertise de 20 ans à votre service

Point téléphonique avec un spécialiste de la relation client pour une meilleure gestion de vos appels. Nous répondons à vos demandes et le paramétrage de vos produits sera donc effectué de façon à ce que cela répondre à vos besoins et exigences.

Vous possédez les codes de connexion à votre autocom ou PABX ou IPBX mais vous ne savez pas comment faire pour mettre en place vos téléphones de remplacement? c'est simple vous nous fournissez l'accès à votre système de téléphonie et nous programmerons à distance (sous réserve de licence disponible en cas d'ajout de nouvelle ligne).

Tranquilité

Assistance sur mesure et directe comme si vous vous trouviez aux côtés d'un technicien.

Rapidité

Livraison 24h pour tous les produits en stocks

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Optimisation des paramètres de l'appareil et conseils concernant l'utilisation des fonctions.

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Réduction de votre empreinte carbone en élimant les déplacements

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9. Ta salle opérationnelle, tu garderas

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05 49 67 30 75

Nous sommes là pour vous aider :

Conditions et éléments pré-requis

Mise en service d'un ou plusieurs téléphone de bureau

Mise en service d'un ou plusieurs téléphone sans fil

Mise en service d'une ou plusieurs pieuvre téléphonique

Mise en service d'un ou plusieurs casque téléphonique

Mise en service d'un ou plusieurs d'une visioconférence

L'expertise de 20 ans à votre service

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