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- Travail hybride
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Mettre en place une visioconférence
Mettre en place des vidéoconférences, c’est désormais un véritable jeu d’enfant. Finis les gros investissements et les salles de conférence dernier cri. Aujourd’hui, un simple coin de bureau peut être transformé en espace de vidéoconférence fonctionnel. Suivez nos cinq étapes ci-dessous et vous et vos collègues serez prêts à dire bonjour au monde, avec un son et une image de qualité qui rendent la réunion naturelle et facile.
Vos besoins sur la base des questions suivantes
Commencez par analyser les besoins en réunions à distance de votre organisation. Combien de participants, quel service ou quelle plateforme souhaitez-vous utiliser et avez-vous besoin de plusieurs options, que l’on peut parfois même combiner ? Impliquez les collègues qui participent fréquemment aux réunions et tenez compte de leurs besoins pour motiver la décision.
- Combien de personnes doivent pouvoir participer de votre côté à la vidéoconférence ? Des solutions sont-elles requises pour différentes tailles de réunions ?
- Combien de réunions à distance peuvent avoir lieu simultanément au bureau ?
- Avez-vous besoin d’un équipement spécial pour travailler à distance, par exemple à domicile ?
- Quelle est l’attitude à l’égard des vidéoconférences au sein de l’organisation ? L’option de l’audioconférence pure est toujours disponible, mais peut-être est-il temps de découvrir la valeur ajoutée d’une image et d’un son de qualité.
- Quel type de services, de plateformes et de connectivité la solution vidéo devra-t-elle prendre en charge ?
Votre utilisation sur la base des questions suivantes
Après l’analyse des besoins, il est temps de décider quels modes d’utilisation et types de réunions à distance devront être pris en charge. Des solutions conviviales sont disponibles pour tous les types de services et de plateformes, ainsi que pour les environnements où il faut associer différentes technologies et différents scénarios. Laissez les besoins des utilisateurs décider et laissez vous guider.
- Voulez-vous des solutions de vidéoconférence ou des conférences téléphoniques peuvent-elles suffire ?
- Les utilisateurs apporteront-ils leur propre ordinateur portable avec des applications de réunion comme Microsoft Teams ou Zoom, souvent appelées « Bring Your Own Meeting », ou cherchez-vous une solution tout-en-un qui permette d’avoir la salle toujours prête pour les vidéoconférences ?
- Voulez-vous pouvoir combiner les derniers outils de collaboration dans le cloud avec des appels téléphoniques réguliers, ce qu’on appelle des conférences hybrides ?
- Si vous avez de bons téléphones de conférence à connexion USB, cela peut être une bonne idée de simplement acheter des caméras et des concentrateurs intelligents. Passez à la vidéoconférence, tout simplement.
Faites l’inventaire des locaux
À quoi ressemblent les salles où se tiendront les vidéo-réunions au sein de votre organisation ?
Détrompez-vous.
Ce ne sont pas nécessairement des salles de conférence traditionnelles. Vous aurez plus probablement besoin d’équiper de nombreuses petites pièces, appelées huddle rooms en anglais. Ou d’aménager une partie inutilisée du bureau en la meublant pour fonctionner comme un espace de réunion, baptisé huddle space en anglais.
- Choisissez un équipement adapté au nombre de personnes qu’il convient de pouvoir réunir. On a souvent tendance à sous-estimer le besoin de performances sonores.
- Les réunions vidéo profitent du fait d’avoir des sources de lumière peu nombreuses mais de bonne qualité, de sorte que la caméra puisse s’adapter à la lumière. Pensez également à éviter le rétroéclairage autant que possible. Existe-t-il une telle pièce ou est-elle facile à aménager ?
- Avez-vous ou pouvez-vous aménager des salles sans bruit de fond dérangeant et sans grandes superficies brillantes qui fassent rebondir le son ?
- Il existe différents types de caméras optimisées pour différentes tailles d’ameublement et de salles de réunion. Une caméra adaptée à une huddle room où les participants sont assis lorsque l’écran possède un grand angle, de préférence de l’ordre de 120 degrés, afin que tout le monde tienne naturellement dans l’image. Dans les pièces profondes, il est utile de disposer d’un zoom optique de bonne qualité, combiné avec le mode panoramique et l’inclinaison (PTZ).
Aspects à prendre en compte lors de l’installation
Choisir un pack vidéo, c’est choisir une installation simple et rapide, où vous ne perdrez pas votre temps à déployer des câbles dans tous les sens. Ensuite, l’utilisateur n’a besoin que d’un câble USB pour son ordinateur, grâce à notre système de connexion intelligent mono-câble One Cable Connection, qui permet de brancher la caméra, le périphérique audio et l’écran de la pièce.
- Quelle est la distance entre la table et l’écran ?
- Il est souvent judicieux de placer la console de connexion sous la table. Si nécessaire, utilisez une rallonge pour la caméra.
- L’idéal est de placer la caméra au niveau des yeux.
- L’organisateur de la réunion doit-il toujours être assis à peu près à la même place ou peut-il en changer ?
- Des outils d’aide en ligne sont disponibles pour permettre aux responsables informatiques de pré-configurer et de mettre à jour des téléphones de conférence IP.
- Enregistrez tous les produits pour accéder aux mises à jour logicielles en cours.
Aspects à prendre en compte lors de la vidéoconférence
Une fois que tout est en place, il convient de penser à quelques petites choses pour garantir une vidéoconférence efficace et de bonne qualité.
- Vérifiez les périphériques audio et vidéo que votre ordinateur utilise avant de commencer la réunion. Ils constituent bien souvent une source d’erreur lors des réunions à distance. Il est souvent possible de les définir dans les paramètres de l’application de réunion.
- Évitez de tapoter votre stylo sur la table ou de taper trop fort sur votre clavier. Il en résulterait des sons inquiétants pour les participants à distance.
- Si vous pilotez la réunion via une application de votre ordinateur portable, préférez la connexion par câble à une connexion wi-fi si vous en avez la possibilité.
- Avant de commencer votre vidéoconférence, il convient de vérifier ce que verront les participants à la réunion. Une ambiance trop agitée ou bruyante n’aide pas les participants à se concentrer sur la réunion.
- Essayez de regarder la caméra à intervalle régulier pendant votre vidéoconférence, même si vous prenez des notes, afin que tout le monde se sente partie prenante de la réunion.
Sept étapes pour de meilleures réunions
Certaines entreprises parviennent à avoir des réunions à la fois vivantes et informatives, mais aussi porteuses d'actions. Alors, qu'est-ce qui se cache derrière leur succès? La préparation est l'un des nombreux facteurs. Voici une liste de contrôle pratique de sept étapes qui facilitent la création d'un environnement de réunion positif.
1. DÉTERMINER LES OBJECTIFS
Soyez clair sur le but de la réunion et ce que vous attendez des participants. S'agit-il d'une réunion d'information, de débat ou la prise de décision?
2. INVITEZ LES BONNES PERSONNES
Invitez des personnes qui apporteront quelque chose et obtiendront quelque chose de la réunion.
3. ENVOYER DES INFORMATIONS DE FOND
Envoyez des informations générales aux participants avec un commentaire personnel à chacun sur ce qu'on attend d'eux lors de la réunion.
4. ÉTABLISSEZ UN ORDRE DU JOUR
Envoyez un ordre du jour clair et une liste des participants bien avant la réunion. Si la réunion va durer plus de 45 minutes, prévoyez une pause de 10 à 15 minutes pour à chacun de se dégourdir les jambes avant de continuer. Faites remarquer que vous commencerez et finirez la réunion à l'heure convenue même si quelqu'un est absent.
5. ENVIRONNEMENT DE RÉUNION – ASSUREZ-VOUS LA TECHNOLOGIE FONCTIONNE
Informer les gens de toute technologie utilisée. Décrivez comment vous vous connectez à la réunion (numéro de téléphone ou code PIN) ou si les participants seront appelés. S'il s'agit d'une réunion en ligne, ajoutez des informations à l'invitation sur le logiciel requis et le matériel, comment utiliser le service et comment assurer une bonne expérience audio. Avant de procéder à votre première réunion , il vaut la peine de s'entraîner en faisant quelques appels d'essai et essayer différentes fonctionnalités. Comment sera la réunion, doit-elle être documentée ? L'enregistrement La fonction est une option utile ici. Préparez-vous à prendre des notes.
6. DYNAMIQUE – INCLURE TOUT LE MONDE
Accueillez et présentez tout le monde. Cela crée une atmosphère inclusive, y compris pour les personnes qui ne sont pas physiquement présentes. Gérer la dynamique dans le groupe, être sûr que tout le monde a son mot à dire, traiter tout conflit. Si quelque chose arrive dans la salle qui fait peut-être rire, par exemple, décrivez-le aux participants à distance afin que chacun se sente inclus.
7. RETOUR RAPIDE
Fournir une rétroaction rapide après les réunions en utilisant des notes sous forme de puces. Énoncez ce que doit être fait, quand et par qui. Envoyer tout cela dès que possible (de préférence le prochain jour).
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Visioconférence - Bureau individuel
Les espaces de travail personnels doivent fonctionner à un niveau similaire à celui des salles de réunion formelles, car des vidéoconférences plus longues et plus importantes ont lieu dans de nombreux endroits différents. Ils doivent être durables en tenant compte de l’ergonomie, de l’éclairage et de l’audio.
Visioconférence - Petite salle (huddle room)
Les « huddle rooms » représentent le cadre idéal pour que les petits groupes puissent se rassembler, collaborer et prendre des décisions clés. Elles n’accueillent bien souvent pas plus qu’une poignée de personnes. Chaque bureau peut compter de nombreux petits espaces de ce type. Les solutions doivent donc être abordables pour un déploiement à grande échelle.
Visioconférence - Salle de réunion
Les salles de taille moyenne nécessitent une grande flexibilité. Généralement, elles peuvent compter jusqu’à 10 à 12 sièges, mais les utilisateurs peuvent parfois être moins nombreux. Une caméra performante est essentielle pour capter tous les participants, proches et éloignés, en combinaison avec un dialogue audio exceptionnel.
Visioconférence - Grande salle
Une grande salle de réunion doit être aménagée pour accueillir parfois jusqu’à 20 sièges. Toutefois, moins de personnes peuvent les utiliser pour créer plus de « distanciation sociale » et de zones de travail. Ces salles sont souvent équipées de tables de réunion longues et étroites, où les participants sont assis loin de l’écran. Une caméra dotée de fonctions de panorama, d’inclinaison et de zoom (PTZ) combinée à des dispositifs audio extensibles pour une captation précise est donc essentielle.
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