Créer un espace de travail numérique réussi

Environnement de travail numérique : le guide complet

C'est cela, la vraie flexibilité

La capacité des employés à accepter le changement est un facteur essentiel de la réussite de toute entreprise. Aujourd'hui, un nombre croissant d'entreprises ont adopté un environnement de travail hybride pour faire face à la nouvelle normalité.

Par conséquent, l'évolution de la façon dont les gens travaillent crée un avantage concurrentiel pour les organisations qui s'adaptent rapidement.

Afin de maintenir la motivation et l'efficacité des employés, les entreprises doivent fournir une organisation numérique qui répond à leurs besoins et à leurs attentes. Pour que leurs organisations deviennent des lieux de travail de choix, de nouvelles méthodes de travail sont nées et font succès.

Connecter tout le monde

Veiller à ce que chacun dispose des bonnes applications et des bons appareils

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Des bureaux optimisés pour le travail hybride

Les communications de l'ère numérique

Connecter tout le monde

Assurer des communications connectées

Pour réussir, les organisations doivent envisager la gestion du changement sous plusieurs angles :

• L'espace de travail dans son ensemble

• La gestion de l'équipe

• La manière dont les équipes distribuées communiquent avec leurs collègues et leurs partenaires

• Les services et les outils que les employés utilisent au quotidien

Avec des personnes travaillant à domicile, à distance ou au bureau, les communications sont essentielles pour maintenir l'efficacité et l'esprit d'équipe, tout en restant en phase avec l'organisation. Les communications vocales, les discussions de groupe en direct, les appels audio et vidéo et les réunions permettent de réunir les membres de l'équipe de manière beaucoup plus efficace que les communications asynchrones telles que les emails.

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Organisme public national d'assurance maladie

Défi : des milliers de conseillers n'ont eu que quelques jours pour organiser le travail depuis leur domicile. 

Solution : la fonction de double appel entre le softphone et le deskphone a permis à chaque succursale locale de choisir entre le retour au bureau définitif des employés et le télétravail à temps partiel. 

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Ecole publique

Défi : améliorer les communications entre parents et enseignants tout en préservant la confidentialité des données des personnes travaillant à domicile.

Solution : double appel entre l'application pour smartphone et le téléphone professionnel pour les échanges entre les parents et les enseignants lorsqu'ils travaillent à domicile sans divulguer les numéros personnels des enseignants.

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Organisme privé

Défi : permettre la continuité des activités d'aide sociale lorsque les employés travaillent à domicile.

Solution : les fonctionnaires restent en contact avec leur communauté et organisent des séances de formation pour les citoyens vulnérables en exploitant l'espace de travail Rainbow depuis leur domicile.

Des solutions adaptées pour vous

1. Rainbow™ d'Alcatel-Lucent Enterprise

•  La continuité des appels dans l'ensemble de l'entreprise grâce à une connexion instantanée, à un répertoire de contacts cohérent et au passage à la conférence, quel que soit l'appareil, afin que les employés puissent résoudre tout problème dès le premier appel.

• Des communications faciles à utiliser, avec une interaction humaine comprenant : service vocal de haute qualité, chat de groupe avec mentions « @ », galerie de gifs, messages vocaux et passage à la vidéo.

• Le partage d'écran, le contrôle du bureau à distance et le partage de fichiers volumineux sont nécessaires aujourd'hui aux cadres.

• Un accès sécurisé pour les contacts externes.

2. Rainbow Office powered by RingCentral*

• La création, l’affectation et la gestion d’évènements, de notes et de tâches

• Pour l'administrateur, une autonomie complète permettant de configurer les paramètres des services (notamment les acheminements d'appels, les messages d'accueil, le RVI, etc.) ; évolutivité facile ; analyse avancée pour surveiller les services de messagerie, de vidéo et de téléphonie

• Des réunions avec enregistrement, la fonction «Lever la main», un fond virtuel, des salles de répartition, etc

* dans les pays où Rainbow Office powered by RingCentral est disponible

Veiller à ce que chacun dispose des bonnes applications et des bons appareils

Les bons outils pour tous

Les organisations s'appuient sur de nombreux profils d'employés différents et sur leur expertise pour garantir des performances exceptionnelles. Le personnel administratif, le service clients, les vendeurs et les télétravailleurs n'ont pas les mêmes exigences en matière de communication. Il est donc important de définir ce dont chaque métier a besoin pour fonctionner et rester connecté. 

La continuité des activités de tous les collaborateurs ne peut être assurée que s'ils disposent des outils, des applications, des services et des dispositifs appropriés à leur métier, pour accomplir leurs tâches quotidiennes.  

Pour que tous les employés collaborateurs disposent des outils à la  hauteur de leurs besoins, voici ce à quoi vous devriez veiller :

  • Toujours fournir un son d'excellente qualité : la voix est un outil vital pour les collaborateurs en contact avec la clientèle et les fournisseurs.
  • Evaluer les principaux profils utilisateurs et les exigences en matière de communication, en fonction de la mobilité et de l'accès aux applications professionnelles.
  • Offrir aux collaborateurs sur le terrain des appareils optimisés permettant un accès rapide aux informations et aux communications lors de leurs déplacements.
  • S'assurer que le personnel du service client dispose d'un accès optimisé à la gestion des appels et des interactions, intégré aux systèmes de gestion des relations clients (CRM) ou aux applications professionnelles.
  • Permettre la collaboration avec le personnel administratif pour améliorer les taux de résolution au premier appel.

Améliorer l'environnement de télétravail

Le travail à domicile doit garantir la continuité des activités. Les appels ne peuvent être perdus, les problèmes doivent être résolus dès le premier appel et la qualité des communications doit être optimale. Les réunions vidéo et le partage d'écran permettent aux gens de travailler ensemble malgré la distance. 

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des collaborateurs

S'attendent à poursuivre le télétravail au moins une partie de la semaine

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Groupe hospitalier

Défi : offrir aux soignants des appareils avec une excellente qualité vocale et faciles à désinfecter.

Solution : 1 200 soignants utilisant des terminaux DECT IP65 (modèle 8254) pour l'itinérance dans 13 bâtiments.

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Hôpital universitaire

Défi : permettre aux soignants d'exercer et de communiquer sur un vaste campus de plusieurs bâtiments.

Solution : connecter les soignants grâce à 3 000 combinés WLAN et une infrastructure Wi-Fi à large bande ALE destinée aux utilisateurs administratifs de MS-Teams.

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Entreprise de logistique et de transport

Défi : fournir des informations précises sur les clients pour aider les collaborateurs nomades.

Solution : les chauffeurs de livraison obtiennent des indications plus rapidement. Les chauffeurs routiers utilisent l'application Rainbow pour se connecter aux agents administratifs qui utilisent l'intégration SFDC.

Des bureaux optimisés pour le travail hybride

Faire des économies tout en améliorant la mobilisation des employés

Avec l'essor du télétravail, les bureaux accueillent moins de personnes chaque jour. C'est l'occasion d'optimiser et de réorganiser l'espace de bureau avec davantage de postes de travail partagés. Cette évolution représente un défi et nécessite une gestion du changement pour l'organisation et l'aménagement des bureaux. 

Pour optimiser la disposition des bureaux tout en offrant une excellente expérience de travail sur place, voici quelques pistes utiles :

  • Créez des espaces de travail flexibles grâce à une disposition conviviale et pratique des bureaux : la connectivité WLAN partout, et les téléphones professionnels de qualité supérieure avec connectivité pour casque peuvent aider à créer des espaces de travail réussis.
  • Choisissez des téléphones professionnels avec mode libre accès pour que tous les utilisateurs puissent récupérer automatiquement les numéros professionnels et les paramètres de communication où qu'ils se trouvent.
  • Offrez des téléphones professionnels d'excellente qualité audio pour réduire le bruit ambiant : les gens parlent à voix basse lorsqu'ils entendent bien.
  • Choisissez des casques d'écoute sans fil ou des téléphones professionnels avec des combinés sans fil afin que les gens puissent se rendre dans une salle de réunion voisine pour avoir une conversation privée.
  • Activez une application de type « appel avec un simple clic » et « notification sur écran » de votre choix, en utilisant les DeskPhones pour les échanges voix.
  • Fournissez plus de salles de réunion pour que les employés puissent se rencontrer en personne.
  • Équipez les salles de réunion de téléphones professionnels offrant un son à 360° : tous les participants présents dans la salle peuvent prendre part à la conversation, ainsi que les participants travaillant à distance, depuis leur domicile ou à un autre endroit de l'entreprise.
Passer à un bureau flexible

Les communications de l'ère numérique

Notre stratégie et notre portefeuille de communications de l'ère numérique aident les organisations à dépasser les attentes des employés et à réinventer l'engagement des clients dans un environnement de travail hybride en fournissant des services de communication, de collaboration d'équipe, de conférence, l'Internet des objets (IoT), l'intelligence artificielle (AI), des services cloud et services client multicanaux afin de créer un avantage concurrentiel tangible pour les entreprises innovantes.

La clé de la réussite

Les communications de l'ère numérique permettent aux entreprises de réussir leur transition numérique et de développer leur activité de manière durable. Les communications de l’ère numérique reposent sur trois piliers :

- Des solutions pour l'espace de travail numérique

- Des solutions qui connectent tout (personnes, applications, processus et objets)

- Des modèles cloud flexibles

Qu'il s'agisse de solutions sur site, de solutions dans le cloud (privées, semi-privées ou publiques) ou de communications sur cloud hybride, notre objectif est de permettre aux organisations de se concentrer sur leurs activités, plutôt que sur la technologie et l'architecture nécessaires à leur fonctionnement. Nous nous chargeons de la technologie. Nous veillons également à ce que nos solutions puissent évoluer pour répondre aux objectifs commerciaux d'aujourd'hui et de demain de nos clients.

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